Шаг 3. Архив документов
Все нотариально удостоверенные документы после сохранения помещаются в Архив нотариальных документов.
Чтобы открыть Архив нотариальных документов необходимо выбрать подпункт главного меню Документы | Архив нотариальных документов или значок на рабочей области программы Архив нотариальных документов.
Поиск документов
После нажатия на значок, открывается окно фильтра, которое используется для поиска сохраненных документов по различным параметрам.
Как пример работы с архивом, приведем пример поиска документа, имея следующие сведения о документе:
- Реестровая книга основная;
- Номер документа может варьироваться от 1 до 100;
- Дата создания документа: 09 июля 2018 года;
- Фамилия клиента: Иванов;
В первую очередь зададим условия: реестр и возможные номера документов. Для ввода условия достаточно нажать на его название в столбце Условия фильтрации.
Далее зададим дату документа.
В качестве условия Примечение введем фамилию клиента.
Выбранные условия фильтрации отображаются в главном окне фильтра.
После того как условия фильтрации выбраны, нажмите кнопку ОК чтобы перейти к документам.
Чтобы полностью отчистить окно фильстра от заданных Вами условий, необходимо нажать сочетание клавиш Ctrl + Delete.
Если в окне Архив нотариальных документов не указать никаких условий фильтрации, то в окне Найденные документы будет выведен весь список документов, хранящихся в архиве.
Измененние документа
Документы, содержащиеся в архиве, можно редактировать и удалять, кроме этого они доступны для изменения их свойств.
Просмотреть созданный документ можно в правой области окна или, выбрав документ из списка найденных документов и нажав кнопку Enter. После окончания просмотра и закрытия документа автоматически изменятся его свойства.
Также свойства выбранного документа можно изменить с помощью кнопки Свойства панели инструментов или нажав правой кнопкой мыши на документе и выбрав Свойства или нажав клавишу F2.
В окне Свойства документа содержится несколько вкладок с полным описанием свойств документа.
На вкладке Основные можно изменить дату создания документа, реестровый номер, номер тома, название нотариального действия. А также указать кем было совершено нотариальное действие: нотариусом или временно исполняющим обязанности нотариуса. Добавить или изменить информацию об использованных бланках.
На вкладке Тарифы корректируются суммы, взысканные за данный документ, а также указывается причина освобождения и основание для возврата.
На вкладке Для ЕИС добавляются комментарии о внесенных изменениях в документ и его свойства.
На вкладке Статистические категории у каждого документа можно указать категорию, на основании которой при составлении статисческого отчета по форме ФНП будет производиться подсчет действий. По умолчанию каждому документу при сохранении присваивается статистическая категория на основании шаблона и исходя из содержания текста документа.
Примечание
Изменять статистические категории у документов, хранящихся в Архиве нотариальных документов, можно целыми группами. Для этого необходимо используя фильтр вывести список документов.
Выделить все документы с помощью клавиши Shift и нажать правой кнопкой мыши по выделенному, в открывшемся контекстном меню выбрать пункт "Изменить статистические категории".
Далее необходимо галочками отметить нужные категории и нажать ОК.
Создание документа на основе уже существующего
Создание документа на основе уже существующего доступно через Архив нотариальных документов.
После ввода необходимых параметров нажмите кнопку ОК, чтобы перейти к списку выбранных документов.
В левой части страницы помещается список документов архива. Чтобы использовать один из документов как основу для нового, необходимо выбрать его и выполнить команду Создать на основе (или Ctrl+Enter) на панели инструментов в верхней части страницы. Последующая работа над документом производится так же, как и при создании на основании шаблона, но текст будет взят из текущего документа. Вам будет предложено изменить дату документа и задать текущий реестровый номер.
Обучающее видео по архиву документов