В Нотариат существует множество дополнительных справочников, облегчающих создание документов. Эта глава дает их описание. Также в главе объясняются сервисные функции, обеспечивающие комфортную работу в программе.
Справочники Нотариат
Справочники Нотариат хранят информацию, которая запоминается автоматически из документов или может быть внесена предварительно. Информация из справочников может использоваться в различных документах. Дл я этого в документе должно быть поле, в атрибутах групп полей которого есть указание на необходимый справочник.
Примечание
Подробнее о Атрибутах групп полей и закреплении справочника за полем Вы можете прочесть в разделе Поля главы Шаблоны Нотариат.
В программе присутствуют следующие справочники:
- Физические лица;
- Юридические лица;
- Нежелательные лица;
- Пользовательские.
Справочник физических лиц
Справочник хранит информацию о клиентах – физических лицах, данные которых излагаются в нотариальных документах.
Чтобы начать работу со справочником физических лиц, нужно воспользоваться пунктом главного меню Справочники| Физические лица
Записи в справочнике можно добавлять, удалять и изменять. Добавить запись можно с помощью сканирования паспорта, импортировать данные гражданина, а также изменить свойства уже существующей записи.
Чтобы создать новую запись путем ввода информации с клавиатуры, необходимо нажать на кнопку Добавить и заполнить данные физ. лица в появившемся окне. Поля ФИО и дата рождения обязательны для заполнения, другие поля для заполнения не обязательны – их можно заполнять в зависимости от наличия и необходимости информации, содержащейся в них. После заполнения данных и нажатия на кнопку ОК, запись сразу же появляется в списке.
Если у Вас установлен модуль сканирования паспортов, то данные нового физического лица можно внести в справочник, отсканировав его паспорт. Для этого, положите паспорт гражданина РФ в сканер и нажмите кнопку Сканировать паспорт на панели инструментов.
По окончании процесса сканирования паспорта откроется окно проверки данных паспорта. Тщательно проверьте и исправьте при необходимости сканированные данные, после завершения этого процесса нажмите ОК.
Просмотреть скан-образ паспорта Вы можете в карте физического лица, кликнув по строке Паспорта:
Так же в карте физического лица Вы можете указать вручную склонения ФИО:
В карте физического лица Вы можете поставить пометку о том, что данное лицо является нежелательным, а в поле Примечание указать причину:
При выборе нежелательного физического лица из справочника при заполнении документа появится окно с предупреждением:
Примечание
При попытке создания повторной карточки физического лица в справочнике физических лиц Вы получите предупреждение «Данное физическое лицо уже существует в базе данных. Продолжить сохранение?»
Справочник юридических лиц
Справочник хранит актуальную информацию о клиентах – юридических лицах, данные которых в том или ином объеме излагаются в нотариальных документах.
Чтобы начать работу со справочником юридических лиц, нужно воспользоваться пунктом главного меню Справочники | Юридические лица.
Записи в справочнике можно добавлять, удалять и изменять.
Чтобы создать новую запись в данном справочнике путем ввода информации с клавиатуры, необходимо нажать на кнопку Добавить, в появившемся окне необходимо заполнить данные организации (название и ОГРН являются обязательными для заполнения).
Во вкладке Представители можно добавить и отредактировать информацию о представителях организации.
Для добавления представителя организации нажмите на кнопку Добавить.
В поле Представитель укажите ФИО представителя.
Вы можете выбрать представителя из справочника физических лиц, начав ввод данных либо воспользовавшись выпадающим списком (кнопка ).
После ввода ФИО, в случае если запись отсутствует в справочнике физических лиц, перед Вами откроется карта физического лица, в которой необходимо указать данные представителя.
Также Вы можете предварительно добавить запись о физическом лице в справочник физических лиц, используя кнопку Сведения.
Если навести курсор на любую строку, в которую необходимо ввести информацию, то будет отображена подсказка с названием строки, а также названием поля в документе (то есть, как необходимо назвать поле, чтобы при заполнении шаблона туда выводилась информация из справочника Юридические лица и выбранной строки).
Нежелательные лица
Чтобы добавить гражданина в справочник Нежелательных лиц необходимо выбрать пункт меню Справочники | Нежелательные лица.
Записи в справочнике можно добавлять, удалять и изменять.
При добавлении новой записи программа просит внести наименование либо ФИО лица, а также описание.
В дальнейшем при создании документов и вводе данных физического или юридического лица, совпадающих со значением в справочнике, Нотариат выдаст сообщение о том что данное лицо является нежелательным для работы с ним.
Пользовательские справочники
Чтобы создать или отредактировать свой собственный справочник, нужно выбрать подпункт меню Пользовательские, расположенный в разделе главного меню Справочники. Такие справочники могут накапливать для многократного использования любые виды информации, например, наименования населенных пунктов, регионов, наименования государственных органов, наименования документов, перечень должностей и проч.
Нажмите кнопку Добавить для создания нового справочника. Введите название справочника. Справочник может Если справочник будет содержать несколько типов значений, то есть Вам необходимо добавить столбец в создаваемый справочник, то это возможно сделать с помощью кнопки Добавить. Чтобы переименовать уже созданный дополнительный столбец в новом справочнике необходимо его выделить и нажать на кнопку Переименовать. Также Вы можете добавить комментарии к создаваемому справочнику.
Для того чтобы открыть окно редактирования содержания справочника необходимо выделить название справочника, который нужно отредактировать, и нажать на кнопку Значения, либо клавишу Enter.
В справочнике можно добавлять значения в список. Чтобы сохранить внесенные изменения, нажмите кнопку ОК.
Далее будут рассмотрены сервисные функции Нотариат – функции, расположенные в разделе главного меню Нотариат | Сервис.