Реестры и нумерация

Редактор реестров доступен через главное меню Сервис | Реестры и нумерация.
Данное окно предназначено для настройки нумерации и форматов реестров.
Стандартно Нотариат обеспечивает работу с пятью стандартными и двумя специальными реестрами, также Вы можете самостоятельно добавлять новые реестры, воспользовавшись кнопкой Добавить.
Обязательными считаются реестры Основной, Исходящий, Наследства, удалять их из программы нельзя, но они доступны для редактирования.

С помощью редактора реестров можно задать название реестра, следующий реестровый номер и текущий том, установить формат номера реестра, присвоить реестр к шаблонам, а также оставить комментарий. Для изменения данных параметров необходимо выделить реестр и нажать кнопку Свойства на панели инструментов. В открывшемся окне Реестр Вы можете указать все необходимые параметры.

Формат – символическое выражение, на основе которого будут строиться реестровые номера всех документов, закрепленных за данным реестром. Формат может включать в себя такие ключевые символы и переменные для автоматической подстановки при формировании номера как:

• «#» вместо данного символа подставляется номер документа;
• «» данный символ означает текущий том реестра. В таком случае формат реестра нужно указать как *-#, а в поле **Том* выбрать номер тома:

Для изменения номера тома реестра необходимо вновь войти в редактор реестров через Сервис | Реестры и нумерация и в свойствах реестра указать необходимый том.

• переменная <год> означает текущий год в сокращенном формате, например «15». Данный символ может быть использован в построении формата номера наследственного дела. Например, в поле формат Вы указали #/<год>, в результате номер наследственного дела будет вида 1/15.
• переменная <год4> означает текущий год в полном формате, например «2015». Данный символ может быть использован в построении формата номера наследственного дела. Например, в поле формат Вы указали #/<год4>, в результате номер наследственного дела будет вида 1/2015.

Также в построении формата реестрового номера Вы можете использовать буквы. Например, формат реестра доверенностей Вы можете задать в виде 1Д-# и т.д.
Кроме того, для шаблонов, которым присвоен выбранный реестр, можно установить фиксированное значение полей. Данная функция применима в тех случаях, если временно исполняющий обязанности нотариуса имеет отдельный реестр или заменяет нотариуса.
Например: Если документы заверяет временно исполняющий обязанности нотариуса, то можно во всех реестрах прописать в строке значение полей: нотариус=помощник. Тогда во всех документах, где есть реестры, поле под названием нотариус будет иметь значение варианта помощник.

Примечание

Важно следить за тем, чтобы не было реестров с одинаковым форматом реестрового номера. Если формат номера реестра, ведущегося в текущем году, совпадает с форматом номера реестра предыдущих годов, то нужно данные реестры разграничить по годам, для этого в окне Реестр есть поле Год.

По нажатию кнопки Присвоить к шаблонам открывается новое окно с деревом шаблонов, где можно выбрать определенную папку, которой необходимо присвоить выбранный Вами реестр.

После нажатия ОК запрашивается подтверждение выбора:

Нотариат позволяет присвоить одним и тем же шаблонам несколько реестров. Для этого Вам необходимо выделить необходимые реестры (это можно сделать с зажатой клавишей Ctrl) и нажать на кнопку Присвоить к шаблонам.

В случае если к одному шаблону присвоено несколько реестров, после окна с подтверждением даты появится вопрос о том, к какому реестру отнести создаваемый документ:

Примечание

Для того, чтобы начать нумерацию реестров с первого номера в начале года, Вы можете воспользоваться кнопкой Сброс реестров. В таком случае названия реестров и формат реестровых номеров останутся прежними, а изменится лишь значение поля Следующий номер.

Обучающее видео по созданию и сбросу реестров