Номенклатура
Номенклатура – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в нотариальной конторе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Для создания номенклатуры необходимо выполнить команду главного меню Делопроизводство | Номенклатуры.
Добавление номенклатуры
Далее Вы увидите диалоговое окно Номенклатуры, в котором необходимо добавить номенклатуру через кнопку Добавить.
Примечание
Для добавления номенклатуры выберите или введите с клавиатуры год. Далее, если необходимо, добавьте примечание и нажмите кнопку ОК.
Примечание
Создать свою номенклатуру можно на основе примерной:
Примерная номенклатура дел доступна для пользователей АРМ Нотариат редакций
«Расширенная» и «Премиум».
Добавление дел в номенклатуру
Для того, чтобы добавить в номенклатуру дела, необходимо нажать на кнопку Открыть список дел и заполнить диалоговое окно.
Примечание
В данном окне обязательными для заполнения являются поля Раздел, Индекс, Наименование и Срок хранения, которые заполняются в соответствии с требованиями:
- Наименование раздела объединяет наименования дел по функциональному признаку в соответствии с деятельностью государственных контор и нотариусов, занимающихся частной практикой;
- Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения ра здела и порядкового номера заголовка дела, например, 01-01, 01-02 и т.д.;
- Также предусмотрена возможность использования в номенклатуре двойных индексов дел, например, 01-01/02-02.
- Наименование дела должно в обобщенной форме отражать основное содержание и состав (вид) документов;
- Срок хранения – указывается срок хранения дела и статьи нормативного документа, устанавливающего данный срок . При выборе из списка графы «Срок хранения» кон кретного срока в заголовке окна «Дело номенклатуры» отобразится вариант хран ения (постоянное или временное).
Также в данном окне необходимо определить, на какой основе будет формироваться опись документов.
Примечание
При выборе формирования описи на основе Наследственных дел опись будет
сформирована из перечня наследственных дел, оконченных в указанном году.
При выборе формирования описи на основе Архива нотариальных документов опись будет формироваться на основе документов, созданных с использованием указанных ниже шаблонов.
При выборе формирования описи Вручную Нотариат создаст опись с пустыми строками, информацию в которые нужно вносить вручную. А также необходимо задать количество томов, которое в процессе работы с номенклатурой можно изменить.
Примечание
После создания Номенклатуры при необходимости изменить наименование раздела можно воспользоваться кнопкой Свойства, предварительно выделив строку с названием, или двойным щелчком левой кнопки мыши на названии раздела. Далее появится диалоговое окно, в котором нужно ввести новое название.
Примечание
После создания Номенклатуры при необходимости изменить описание дела можно воспользоваться кнопкой Изменить, предварительно выделив строку с названием, или двойным щелчком левой кнопки мыши на названии дела. Далее появится диалоговое окно, в котором можно откорректировать необходимые данные.
Формирование Номенклатуры
Для создания Номенклатуры необходимо выполнить команду главного меню Ведение дел | Номенклатуры, выбрать год и нажать кнопку Сформировать | Номенклатуру. Далее в открывшемся окне выберите нужный шаблон и нажмите Ок.
Примечание
Формировать и редактировать документ можно неоднократно.